Réf:
Aantal:
Autonome vergaderzaaloplossing voor videoconferentie
De bedrijfswereld ondergaat de laatste jaren een diepgaande transformatie. Het werk wordt hybride, met medewerkers op kantoor en anderen onderweg of thuiswerkend. Om teams samen te brengen, waar ze zich ook bevinden, is videoconferentie een norm geworden. Deze evolueert snel om aan de behoeften van bedrijven te voldoen, die eenvoud, betrouwbaarheid en een ervaring die steeds dichter bij een fysieke vergadering ligt, zoeken.
In eerste instantie hebben bedrijven zich uitgerust met Plug & Play-systemen, die weinig configuratie vereisen en minder kostbaar zijn, maar tegenwoordig kiezen ze steeds vaker voor oplossingen voor vergaderzalen, ook wel autonome oplossingen genoemd.
Maar wat zijn de verschillen tussen een videoconferentiekit Plug & Play in USB en een autonome kit? Waarom kiezen voor deze nieuwe oplossingen? Dat is wat we vandaag gaan bespreken, gebaseerd op de producten van Poly, een wereldwijd erkend merk voor professionele apparatuur.
Ontdek de Poly videoconferentiekits
Wat zijn de verschillen tussen een USB-videoconferentiekit en een autonome kit?
USB-videoconferentieapparatuur
De videoconferentieapparatuur, ook wel Plug & Play genoemd, is zeer eenvoudig te installeren. Het wordt via USB op een computer aangesloten en meestal op elektriciteit via een netvoeding. Er zijn dus geen speciale vaardigheden nodig voor de installatie.
Automatisch herkend door de computer en videoconferentiesoftware, zijn de instellingen vrij basaal en voornamelijk ter controle. Deze controle moet echter bij elke start van een vergadering worden uitgevoerd, omdat de apparatuur telkens opnieuw moet worden aangesloten. Het kan dus voorkomen dat sommige producten niet worden herkend (niet compatibel met Windows of Mac bijvoorbeeld) of dat er een bug is die hun goede werking verhindert.
Zoals eerder uitgelegd, om een videoconferentie te starten met een USB-videoconferentiekit, is het noodzakelijk om uw computer naar de vergaderzaal te brengen. In een USB-vergaderzaal, ook wel BYOD-zaal (Bring Your Own Device) genoemd, speelt de laptop van de gebruiker een centrale rol. Het is de host van de vergadering. Dit kan extra problemen veroorzaken.
De computer kan simpelweg zonder batterij komen te zitten. Wanneer deze wordt gebruikt voor videoconferentie en voor het delen van documenten, is het niet meer mogelijk om deze te gebruiken voor het maken van notities. Andere aanwezigen in de zaal kunnen geen documenten delen, enz.
Ontdek de Poly USB-videoconferentiekits
Autonome videoconferentieapparatuur
In tegenstelling tot Plug & Play-apparatuur, vereist de autonome apparatuur iets meer vaardigheden voor de installatie. Het is namelijk essentieel om, naast de apparatuur, een vergaderzaalabonnement te hebben. Dit abonnement wordt aangeboden door uw gebruikelijke videoconferentiesoftware, of het nu Microsoft Teams, Zoom, Google Meet, enz. is. Meestal worden ze "Rooms" genoemd. U heeft dus een Microsoft Teams Rooms, Zoom Rooms of ander abonnement nodig voor elke zaal die u uitrust.
Na de installatie is het gebruik door medewerkers veel eenvoudiger en intuïtiever. De zaal heeft zijn eigen e-mailadres en kan worden uitgenodigd wanneer u een vergadering in uw agenda plant. Alle geplande vergaderingen worden dan direct weergegeven op het scherm en/of de tablet die bij de kit wordt geleverd. Geen computer meer nodig, de vergadering start met één klik vanaf de apparatuur van de zaal, zonder aansluitingen of voorafgaande instellingen.
Als de zaal een Microsoft Teams Rooms-abonnement heeft, kan deze in principe alleen reageren op Microsoft Teams-oproepen. Hetzelfde geldt voor Zoom, Google Meet en alle andere platforms. Als u een andere videoconferentieservice moet gebruiken, kunt u terugschakelen naar USB-modus - ook wel BYOD genoemd - door een USB-kabel aan te sluiten of een accessoire te gebruiken (afhankelijk van de apparatuur).
Het grote verschil tussen een USB-videoconferentiekit en een autonome kit ligt dus in de gebruikerservaring. De oplossingen voor vergaderzalen bieden de deelnemers een eenvoudigere en meer meeslepende ervaring. Laten we dit aspect in meer detail bekijken.
Ontdek de Poly autonome videoconferentiekits
Waarom kiezen voor een autonome videokit?
De autonome videoconferentiekits, hoewel complexer om te installeren, streven ernaar de gebruikerservaring zo eenvoudig mogelijk te maken om de productiviteit en samenwerking tijdens vergaderingen te verbeteren. Het doel is dat de tijd die tot nu toe werd besteed aan het aansluiten en configureren van apparatuur, nu wordt gebruikt voor wat het belangrijkst is: het werk.
Met een zaaloplossing is alle apparatuur al geïnstalleerd en klaar voor gebruik, worden geplande vergaderingen weergegeven op het scherm van de zaal of op de tablet, en kunnen ze met één klik worden gestart. Sommige apparatuur heeft zelfs een bewegingssensor en schakelt automatisch in zodra een deelnemer de ruimte betreedt. Alles bij elkaar genomen is dit een aanzienlijke tijdsbesparing. De medewerker kan precies op tijd voor de vergadering aankomen en toch niet te laat zijn.
Naast de vergaderingen die vooraf in de agenda zijn gereserveerd en zichtbaar zijn op de controller van de zaal (scherm of tablet), is het mogelijk om spontaan een vergadering te starten, zonder planning, door simpelweg op de "Meet"-knop te drukken. Gebruikers kunnen zelfs deelnemen aan bestaande vergaderingen, die niet in de agenda van de zaal zijn gepland, met de functie "Deelnemen via vergader-ID".
Recent bieden sommige zaaloplossingen interoperabiliteit, waardoor gebruikers kunnen deelnemen aan vergaderingen op een ander platform dan dat wat standaard in de zaal is geïnstalleerd, zonder extra aansluitingen. Als uw zaal bijvoorbeeld is geconfigureerd als Zoom Room, kunt u deelnemen aan uw Teams- en Google Meet-vergaderingen vanaf de zaalcontroller, met behulp van de ID en geheime code van de vergadering. Interoperabiliteit varieert afhankelijk van het gekozen platform. Deze functies elimineren de noodzaak van extra kabels en persoonlijke laptops in vergaderzalen.
Autonome zalen vergemakkelijken het beheer van gedeelde ruimtes. Ze zijn "reserveerbaar" in de agenda, waardoor gebruikers vergaderingen kunnen plannen, maar ook de zaal kunnen reserveren. Deze reserveringen zijn zichtbaar op het scherm en/of de bedieningstablet, waardoor de beschikbaarheid van de zaal wordt aangegeven. Door een reserveringsscherm toe te voegen, is de beschikbaarheid van buiten de zaal zichtbaar dankzij lichtsignalen. Het voordeel is dat het proces van het zoeken en reserveren van vergaderruimtes wordt vereenvoudigd.
De voordelen stoppen daar niet, want zodra de conferentie is gestart, maken tal van opties de ervaring meeslepender. De verschillende communicatieplatforms bieden diverse functies die ervoor zorgen dat alle deelnemers gelijkwaardig zijn, waar ze zich ook bevinden. De videoconferentieapparatuur integreert ook kunstmatige intelligentie voor een betere video- en geluidskwaliteit, zoals sprekertracking of ruisonderdrukking buiten het beeld. En hoewel deze functies ook te vinden zijn op een Plug & Play-videoconferentiekit, zijn sommige alleen mogelijk met een zaaloplossing. Dit is met name het geval bij dubbele schermen, waarmee de videoconferentie aan de ene kant en het scherm delen aan de andere kant kan worden weergegeven.
Scherm delen beperkt zich niet tot de enige computer die is aangesloten om de vergadering te starten, want met een autonome kit is geen pc vereist. Zo kan elke deelnemer vrij zijn scherm delen via een kabel, met een HDMI-kabel, of draadloos, als de apparatuur de technologieën Miracast, Airplay en/of GoogleCast ondersteunt.
Kleine samenvatting:
| USB-videoconferentie | Autonome videoconferentie | |
| Voorbereidingstijd | Tussen 5 en 10 min | Direct |
| Installatie | USB + HDMI-aansluiting | Altijd klaar! Geen aansluiting |
| Verbinding met videoconferentie | Vanaf de computer van een deelnemer | Met één klik vanaf het zaalsysteem |
| Notities maken tijdens de vergadering | Computer bezet door de vergadering | Computer vrij voor notities |
| Videoconferentie met dubbele schermen | Nee | Ja |
| Scherm delen | Alleen vanaf de aangesloten pc | Door elke deelnemer |
| Draadloos scherm delen | Nee | Ja |
| Update | Handmatig | Automatisch |
| Gecentraliseerd beheer van het videosysteem | Nee | Ja |
| Kwaliteit van de videoconferentie | . . . | . . . . . |
| Betrouwbaarheid | . | . . . . . |
| Veiligheid | . . | . . . . . |
We begrijpen dat met een autonome videoconferentiekit het verloop van een vergadering wordt vergemakkelijkt en gericht is op samenwerking. Het is echter essentieel om eerst het communicatiehulpmiddel te kiezen dat u wilt gebruiken.
Contacteer onze experten
Van maandag tot vrijdag van 9 tot 17u
070 499 01 56 Gratis dienst en telefoonnummer
Van maandag tot vrijdag van 9 tot 17u
E-mail
De verschillende software voor autonome videoconferentie
De meeste professionele videoconferentiesoftware biedt tegenwoordig een formule, genaamd "Rooms", voor vergaderzalen, zodat bedrijven meestal kiezen voor de software die ze dagelijks gebruiken. Medewerkers zijn dus gerustgesteld, omdat ze het platform al kennen.
Een kort overzicht van de belangrijkste oplossingen:
- Microsoft Teams Rooms: het aanbod van Microsoft Teams, de Microsoft Teams Room of MTR, is tegenwoordig de meest voorkomende autonome oplossing op de markt.
- Zoom Rooms: de tweede gigant in videoconferentie, Zoom biedt ook kant-en-klare oplossingen voor vergaderzalen met de Zoom Room.
- Google Meet Hardware: voor alle gebruikers van de Google Workspace-omgeving en bij uitbreiding van Google Meet, is er het Google Meet Hardware-aanbod.
Dit zijn de belangrijkste platforms. Er zijn echter nog veel andere zoals GoTo Room, RingCentral Rooms, Cisco Webex, Lifestyle, enz.
Onze Microsoft Teams Rooms-gids
Het verschil tussen Android Rooms en Windows Rooms
De apparatuur voor autonome vergaderzalen is onderverdeeld in twee grote categorieën: oplossingen op basis van Android en oplossingen op basis van Windows. Deze twee besturingssystemen bieden namelijk een iets andere ervaring, zowel bij de installatie als bij het gebruik. Voor de eindgebruiker maakt dit echter geen verschil.
Om deze uitleg te illustreren, baseren we ons op de producten van Poly, een Amerikaans merk dat marktleider is in videoconferentie.
Autonome oplossingen op basis van Android
De apparatuur met het Android-besturingssysteem is meestal alles-in-één-apparatuur. Eenvoudig te installeren en te configureren, u hoeft de referentie niet te kiezen op basis van uw videoconferentiesoftware.
Met toegankelijkere prijzen dan Windows-oplossingen, biedt Android-apparatuur iets minder opties dan laatstgenoemde en introduceert het nieuwe functies later.
Deze oplossing is ideaal voor een eerste installatie en voor MKB's met kleine en middelgrote vergaderzalen.
Optioneel kunt u een touchscreen-tablet vinden om in het midden van de tafel te plaatsen, waarmee u uw apparatuur kunt bedienen.
De Poly Studio X-serie bestaat uit drie videoconferentiebalken, afhankelijk van de grootte van de vergaderzaal en het aantal deelnemers.
De Poly Studio X30 kan worden geïnstalleerd in een huddle room of in een kleine zaal met een maximale capaciteit van 6 personen. Het beschikt over een camera met automatische kadrering van de deelnemers en sprekertracking.
De Poly Studio X50 wordt aanbevolen voor ruimtes die plaats bieden aan maximaal 10 personen. De camera beschikt over dezelfde kunstmatige intelligentie als de Studio X30, met een verbeterde audio- en videokwaliteit. Bovendien ondersteunt het dubbele weergave op 2 schermen.
De Poly Studio X70 is ontworpen voor de grootste vergaderzalen, tot 15 personen. Het heeft twee UHD 4K-lenzen van 70° en 120°, een digitale zoom van x7 en 4 microfoons met een bereik van 7 meter.
Autonome oplossingen op basis van Windows
De apparatuur met een Windows-besturingssysteem is uitgerust met een mini Windows IOT-pc waarop alle apparatuur (camera, microfoon, luidspreker) wordt aangesloten, evenals een touchscreen-tablet, die niet verplicht is bij de Android-balken.
Flexibeler, het stelt u in staat om de apparatuur die u al heeft te gebruiken en afzonderlijke elementen te gebruiken, ideaal in grote vergaderzalen. Ook duurder en ingewikkelder te installeren, de Windows-zaalapparatuur beschikt over alle beschikbare functies en is als eerste in staat om nieuwe updates uit te voeren.
Bij Poly is het heel goed mogelijk om alleen de mini-pc en de tablet te verkrijgen. Er zijn echter ook kant-en-klare kits. Afhankelijk van de grootte van de zaal biedt het toonaangevende merk pakketten aan met hun verschillende camera's.
Voor individuele ruimtes of focus rooms bestaat het pakket uit een Poly Studio P15. Alles-in-één, deze balk is uitgerust met een UHD 4K-camera, 3 microfoons met akoestische barrière en een krachtige luidspreker. Het kadert automatisch de personen in het midden van het beeld.
Ontdek de Poly Studio Focus Room-kit
De Poly Studio USB wordt aanbevolen voor kleine en middelgrote zalen. Met zijn kijkhoek van 120° en digitale zoom van x5 is het ideaal voor vergaderingen van 3 tot 6 personen. Dankzij de kunstmatige intelligentie wordt het beeld automatisch bijgesneden en wordt de spreker benadrukt.
Ontdek de Poly Studio Small/Medium Room
De camera in de kits voor zeer grote vergaderzalen is de Poly Studio E70. Met 2 lenzen vangt het alle deelnemers op en kan het tot 10x inzoomen terwijl het een uitstekende beeldkwaliteit behoudt. Houd er rekening mee dat er een audiosysteem moet worden toegevoegd.
Ontdek de Poly Studio Large Room
De volgende stap in de inrichting van vergaderzalen, de overgang van het BYOD-model naar het autonome model, is vrij logisch. Na vertrouwd te zijn geraakt met videoconferentie en het te hebben geïntegreerd in ons dagelijks leven, is het nu tijd om te kiezen voor een geavanceerdere, eenvoudigere en toegankelijkere uitrusting met geavanceerde functies.
Bent u geïnteresseerd in deze oplossingen en wilt u advies bij het kiezen van uw apparatuur? Neem contact op met ons team van technische verkoopmedewerkers.