Autonome video conferentie voor uw vergaderzaal

De zakenwereld heeft de afgelopen jaren ingrijpende veranderingen ondergaan. Het werk wordt hybride , met werknemers op kantoor en anderen onderweg of telewerken. Om teams samen te brengen, waar ze ook zijn, is video conference een standaard geworden . Dit evolueert snel om tegemoet te komen aan de behoeften van bedrijven die op zoek zijn naar eenvoud, maar ook naar betrouwbaarheid en een ervaring die steeds dichter bij een persoonlijke ontmoeting komt.

 

Terwijl bedrijven zichzelf aanvankelijk uitrustten met Plug & Play-systemen , die zeer weinig instellingen vereisen en goedkoper zijn, wenden ze zich tegenwoordig steeds meer tot oplossingen voor vergaderruimtes , ook wel autonome oplossingen genoemd.

 

Maar wat zijn dan de verschillen tussen een  Plug & Play via USB en een stand-alone kit? Waarom kiezen voor deze nieuwe oplossingen? Dit is wat we vandaag gaan bespreken, gebaseerd op Poly producten, een merk dat wereldwijd erkend wordt vanwege zijn professionele apparatuur.

 

Wat zijn de verschillen tussen een kit video conference USB en een stand-alone kit?

De hardware van video conference USB

De video conference hardware , bekend als Plug & Play, is zeer eenvoudig te installeren. Hij wordt via USB aangesloten op een computer en, voor het grootste deel, op elektriciteit via een stopcontact. Er zijn dus geen speciale vaardigheden nodig om het op te zetten.

De instellingen worden automatisch herkend door de computer en video conference software, en zijn vrij eenvoudig en hebben in wezen een verificatiekarakter. Deze controle moet echter elke keer dat u video start, worden uitgevoerd, aangezien u de hardware van uw computer elke keer loskoppelt en opnieuw aansluit. Het kan daarom voorkomen dat bepaalde producten niet worden herkend (niet compatibel met Windows of Mac bijvoorbeeld) of dat er een bug is waardoor ze niet goed kunnen functioneren.

Zoals eerder uitgelegd, is het noodzakelijk om uw computer naar de vergaderruimte te brengen om een video conference met een kit video conference USB te starten. In een USB-videoruimte, ook wel BYOD (Bring Your Own Device) ruimte genoemd, speelt de laptop van de gebruiker een centrale rol. Hij is de gastheer van de bijeenkomst. Wat voor extra problemen kan zorgen.

Het kan zijn dat de batterij van de computer gewoon leeg is. Wanneer het wordt gebruikt voor video conference en voor het delen van documenten, is het niet langer mogelijk om er aantekeningen mee te maken. Andere mensen in de kamer kunnen geen documenten enz. delen.

Autonome video conference-hardware

In tegenstelling tot Plug & Play-apparatuur vereist de installatie van stand-alone apparatuur wat meer vaardigheid. Sterker nog, het is essentieel om naast de apparatuur ook een vergaderruimteabonnement te hebben. Dit abonnement wordt aangeboden door uw gebruikelijke video conference-software , of het nu gaat om Microsoft Teams , Zoom , Google Meet , enz. Meestal worden ze “Kamers” genoemd. Voor elke kamer die u uitrust, heeft u daarom een Microsoft Teams Rooms, Zoom Rooms of ander abonnement nodig.

Zodra de implementatie voltooid is, is het gebruik door medewerkers veel eenvoudiger en intuïtiever . De ruimte heeft een eigen e-mailadres, zodat deze kan worden uitgenodigd wanneer u een vergadering in uw agenda organiseert. Alle geplande bijeenkomsten worden dan direct weergegeven op het scherm en/of op de tablet die in de kit wordt meegeleverd. U hoeft uw computer niet mee te nemen , de vergadering start met één klik vanaf de apparatuur in de ruimte, zonder verbinding of voorafgaande aanpassing.

Als de kamer een Microsoft Teams Rooms abonnement heeft, kan deze in principe alleen Microsoft Teams oproepen beantwoorden. Hetzelfde geldt voor Zoom, Google Meet en alle andere platforms. Als u een andere video conference dienst moet gebruiken, dan heeft u de mogelijkheid om terug te schakelen naar de USB-modus - BYOD genaamd - dit is echter mogelijk door een USB-kabel aan te sluiten of een accessoire te gebruiken (afhankelijk van de hardware).

Het grote verschil tussen een kit video conference USB en een standalone kit zit hem dus in de gebruikerservaring . Vergaderruimteoplossingen die deelnemers een eenvoudigere, meer meeslepende ervaring bieden. Laten we dit aspect in meer detail bekijken.

Waarom kiezen voor een standalone videokit?

De standalone video conference-kits , hoewel complexer om te installeren, proberen de gebruikerservaring zoveel mogelijk te vereenvoudigen, om de productiviteit en samenwerking tijdens vergaderingen te verbeteren . Het doel is dat de tijd die u voorheen besteedde aan het aansluiten en configureren van uw apparatuur nu wordt gebruikt voor het allerbelangrijkste: werk.

Met een oplossing-ruimte is alle apparatuur al geïnstalleerd en klaar voor gebruik, worden geplande vergaderingen weergegeven op het ruimtescherm of op de tablet en kunnen ze met één klik worden bijgewoond. Sommige apparatuur beschikt zelfs over een bewegingsmelder en gaat automatisch aan zodra een deelnemer de kamer binnenkomt. Alles bij elkaar genomen bespaart het een aanzienlijke tijdsbesparing . De medewerker kan precies op tijd op de vergadering arriveren en toch niet te laat komen.

Naast vergaderingen die vooraf in de kalender zijn geboekt en zichtbaar zijn op de roomcontroller (scherm of tablet), is het mogelijk om spontaan, zonder planning, een vergadering te starten door simpelweg op de knop "Meet" te drukken. Gebruikers kunnen zelfs deelnemen aan bestaande vergaderingen, die niet zijn gepland in de ruimtekalender, met de functie “ Deelnemen via Meeting ID ”.

Onlangs bieden sommige ruimteoplossingen interoperabiliteit, waardoor gebruikers kunnen deelnemen aan vergaderingen op een ander platform dan het platform dat standaard in de ruimte is geïnstalleerd, zonder enige extra verbinding. Als uw ruimte bijvoorbeeld is geconfigureerd in Zoom Room-modus, kunt u vanaf de ruimtecontroller deelnemen aan uw Teams- en Google Meet-vergaderingen met behulp van de vergaderings-ID en toegangscode. Interoperabiliteit varieert afhankelijk van het gekozen platform. Dankzij deze functies zijn er geen extra kabels en persoonlijke laptops meer nodig in vergaderruimtes.

Zelfstandige kamers maken het gemakkelijker om gedeelde ruimtes te beheren . Ze zijn ‘reserveerbaar’ in de kalender, waardoor gebruikers vergaderingen kunnen plannen, maar ook de ruimte kunnen reserveren. Deze reserveringen zijn zichtbaar op het scherm en/of op de bedieningstablet en geven daarmee de beschikbaarheid van de kamer aan. Door het toevoegen van een reserveringsscherm is de beschikbaarheid dankzij lichtsignalen ook van buiten de kamer zichtbaar. Het voordeel is dat het proces van het vinden en boeken van vergaderruimtes wordt vereenvoudigd.

Daar houden de voordelen niet op, want zodra de conferentie begint, maken veel opties de ervaring nog meeslepender. Verschillende communicatieplatforms bieden verschillende functies waarmee alle deelnemers op gelijke voet kunnen staan, waar ze ook zijn. video conference-apparatuur maakt ook gebruik van kunstmatige intelligentie voor een betere video- en audiokwaliteit, zoals speaker tracking of ruisonderdrukking buiten de camera . En als we deze functies al kunnen vinden op een kit video conference Plug & Play , zijn sommige alleen mogelijk met een oplossing kamer. Dit is vooral het geval bij het dubbele scherm waarmee je aan de ene kant de videoconferentie kunt weergeven en aan de andere kant het scherm kunt delen.

Scherm delen is op zijn beurt niet beperkt tot de enige computer die is aangesloten om de video te starten, aangezien met een stand-alone kit geen PC vereist is. Elke deelnemer kan dus vrij zijn scherm bedraad delen , met een HDMI of draadloos kabel, als de hardware Miracast- , Airplay- en/of GoogleCast- technologieën ondersteunt.

Korte samenvatting:

We zullen met een autonome kit video conference hebben begrepen dat de voortgang van een video bedoeld is om te worden gefaciliteerd en gericht op samenwerking. Allereerst is het echter essentieel om het communicatiemiddel te kiezen dat u wilt gebruiken.

Contacteer onze experten

Van maandag tot vrijdag van 9 tot 17u

070 499 01 56 Gratis dienst en telefoonnummer

Van maandag tot vrijdag van 9 tot 17u

E-mail Live Chat

Goed met 700 beoordelingen

De verschillende autonome video conference software

Het merendeel van de professionele video conference software biedt tegenwoordig een pakket aan, genaamd “Rooms”, voor vergaderruimtes, dus meestal kiezen bedrijven voor de software die ze dagelijks gebruiken. Medewerkers zijn daardoor gerustgesteld, aangezien ze het platform al kennen.

Een kort overzicht van de belangrijkste oplossingen:

• Microsoft Teams Rooms : aanbod van Microsoft Teams , de Microsoft Teams Room of MTR, is vandaag de dag de meest verspreide autonome oplossing op de markt.
• Zoom Rooms : tweede reus van de video conference, Zoom biedt ook kant-en-klare oplossingen voor vergaderruimtes met de Zoom Room.
• Google Meet Hardware : voor alle gebruikers van de Google Workspace- omgeving en bij uitbreiding Google Meet is er het Google Meet Hardware-aanbod.

Dit zijn de belangrijkste platforms. Er zijn echter nog veel meer, zoals GoTo Room, RingCentral Rooms, Cisco Webex, Lifestyle , enz.

Onze gids Microsoft Teams Rooms

Onze gids Zoom Rooms

Het verschil tussen Android-kamers en kamers Windows

Apparatuur voor zelfstandige vergaderruimtes is onderverdeeld in twee hoofdfamilies: oplossingen onder Android en oplossingen onder Windows . Deze twee besturingssystemen bieden inderdaad een iets andere ervaring, zowel tijdens de installatie als tijdens het gebruik. Voor de eindgebruiker maakt het echter niets uit.

Om deze uitleg te illustreren, zullen we vertrouwen op de producten Poly , de Amerikaanse merkleider op de video conference-markt .

Op Android gebaseerde zelfstandige oplossingen

Apparatuur waarin het Android-besturingssysteem is geïntegreerd, is voornamelijk alles-in-één-apparatuur . Eenvoudig te installeren en te configureren, u hoeft de referentie niet te kiezen op basis van uw video conference-software.

Met toegankelijkere prijzen dan Windows-oplossingen biedt Android-hardware iets minder opties dan de laatste en biedt later nieuwe functies.

Deze oplossing is ideaal voor een eerste toestel om zelf te installeren en voor KMO's met kleine en middelgrote vergaderruimtes .

Optioneel kunt u een touchscreen tablet in het midden van de tafel plaatsen, waarmee u uw apparatuur kunt bedienen.

Het Studio X assortiment van Poly bestaat uit drie bars van video conference, afhankelijk van de grootte van de vergaderruimte en het aantal deelnemers.

De Poly Studio X30 kan geplaatst worden in een huddle room of in een kleine vergaderzaal met een maximale capaciteit van 6 personen. Het heeft een camera met smart framing deelnemers en sprekertracking.

Ontdek de Poly Studio X30

De Poly Studio X50 wordt op zijn beurt aanbevolen voor ruimtes die plaats bieden aan maximaal 10 personen. De camera heeft dezelfde kunstmatige intelligentie als de Studio X30, met een hogere audio- en videokwaliteit. Bovendien ondersteunt het dubbele weergave op 2 schermen.

Ontdek de Poly Studio X50

De Poly Studio X70 is ontworpen voor grotere vergaderruimtes, tot 15 personen. Het heeft twee UHD 4K lenzen van 70° en 120°, een 7x digitale zoom en 4 microfoons met een bereik van 7 meter.

Ontdek de Poly Studio X70

Autonome oplossingen op basis van Windows

De hardware waarin een Windows besturingssysteem is geïntegreerd, is uitgerust met een mini PC Windows IOT waarop alle apparatuur (camera, microfoon, luidspreker) zal worden aangesloten, evenals een tablet-touchscreen , dat niet is vereist bij Android-balken.

Het is flexibeler en stelt u in staat de apparatuur die u al heeft te gebruiken en afzonderlijke elementen te gebruiken, ideaal in grote vergaderruimtes . Ook duurder en ingewikkelder om te installeren, Windows kamerapparatuur beschikt over alle beschikbare functies en kan als eerste nieuwe updates uitvoeren.

Bij Poly is het heel goed mogelijk om alleen de mini PC en de tablet te verkrijgen. Er zijn echter ook kant-en-klare kits . Altijd afhankelijk van de grootte van de kamer, biedt het toonaangevende merk pakketten met hun verschillende camera's.

Voor individuele ruimtes of focusruimtes bestaat het pakket uit een Poly Studio P15 . Alles in één is deze bar uitgerust met een UHD 4K camera , 3 microfoons met akoestische barrière en een krachtige luidspreker. Mensen worden automatisch in het midden van het beeld geplaatst .

Ontdek de Poly Studio Focus Room-kit

De Poly Studio USB zal beschikbaar zijn voor kleine en middelgrote kamers. Met zijn kijkhoek van 120° en 5x digitale zoom is hij ideaal voor vergaderingen van 3 tot 6 personen. Dankzij kunstmatige intelligentie wordt het beeld automatisch opnieuw gekadreerd en wordt de spreker uitgelicht.

Ontdek Poly Studio Small/Medium Room

De camera die aanwezig is in de kits voor zeer grote vergaderruimtes is de Poly Studio E70 . Met 2 optieken legt hij alle deelnemers vast en kan hij tot 10x inzoomen met behoud van een uitstekende beeldkwaliteit. Houd er rekening mee dat het nodig is om een audiosysteem toe te voegen.

Ontdek Poly Studio Large Room

De volgende stap in de inrichting van vergaderruimtes, de overgang van het BYOD-model naar dat van het autonome model, is de bedoeling dat deze vrij logisch is. Nadat we vertrouwd zijn geraakt met de video conference en deze in ons dagelijks leven hebben geïntegreerd, is het nu tijd om te kiezen voor geavanceerdere, eenvoudigere en beter toegankelijke apparatuur, met geavanceerde functies.

Bent u geïnteresseerd in deze oplossingen en wilt u graag begeleid worden bij de keuze van uw apparatuur? Neem contact op met ons technisch verkoopteam.