Top 4 tools voor video conference en telewerken

De voordelen van Skype voor communicatie/
telewerken

Een vector van socialisatie

De bekende software is daarom tegenwoordig een essentieel middel voor socialisatie. Hiermee kunt u in contact blijven met uw dierbaren of collega's, waar ook ter wereld. Om het te gebruiken, hebt u alleen digitale media en een snelle internetverbinding nodig. Skype is vooral effectief voor gesprekken van persoon tot persoon. De software is ideaal om contact op te nemen met een geliefde en biedt leuke interacties, met name dankzij de volgende elementen:

• Emoticon-uitwisselingen. Met deze kleine iconen kunnen we snel een emotie overbrengen in een universele taal.

• Een slimme berichtenservice waarmee u een contactpersoon kunt vermelden (@mention).

• Scherm delen (om vakantiefoto's en -beelden te delen). De overdracht verloopt dan sneller dan via e-mail.

• Privégesprekken (voor vertrouwelijke uitwisselingen).

• Een modus om uw gesprekken op te nemen. Deze optie is vooral handig als u een vergadering op afstand organiseert. Dit helpt vervolgens bij het letterlijk uitschrijven en rapporteren van de discussies.

Een economische oplossing

Skype is een gratis en eenvoudige manier om contact te maken met alle andere Skype-abonnees over de hele wereld. Het is ook mogelijk om iemand te bellen op zijn of haar mobiele of vaste lijn met behulp van een speciaal abonnement.

Een aanwinst voor telewerken

Skype is een oplossing die geschikt is voor mensen die op afstand met hun collega's willen communiceren. Met de software kunt u in teamverband met uw collega's samenwerken, ongeacht waar ze zich bevinden. De fusie tussen Skype en Microsoft betekende ook de geboorte van Skype For Business-software voor bedrijven. Er zijn enkele verbeteringen ten opzichte van de originele software, zoals:

• Een intuïtievere interface

• Vereenvoudigde bediening

• Krachtige instant messaging

• Een geïntegreerde IP-telefoon (in het pakket)

• Een hoge kwaliteit resolutie (1080p in HD)

Skype voor Bedrijven is een aantrekkelijke software voor zowel particulieren als bedrijven. Met meer dan 6 miljoen gebruikers is Skype eenvoudig in te stellen en te gebruiken, zelfs voor beginners.

Het is dus een gratis hulpmiddel waarmee u snel contact kunt leggen met de buitenwereld. De software beschikt ook over een whiteboard voor samenwerking tijdens professionele vergaderingen. Dit is een lege pagina waar elke deelnemer aantekeningen kan toevoegen of afbeeldingen kan uploaden. Dit document kan dus door meerdere personen in realtime worden gewijzigd. Aan het einde van de vergadering in video conference kan dit document worden opgeslagen en vervolgens naar andere externe medewerkers worden verzonden. Deze verzending kan betrekking hebben op aanwezige leden (zodat zij een verslag van de uitwisselingen kunnen bijhouden) en op afwezige leden (zodat zij de tijd hebben om bij te praten).

De beperkingen van Skype voor Bedrijven

Skype kan echter vertragingen ondervinden als het gesprek naar meerdere ontvangers tegelijk wordt gestuurd. De betrouwbaarheid van het systeem is namelijk lager, wat schadelijk kan zijn voor de uit te voeren werkzaamheden. Bovendien is Skype een lastig hulpmiddel om verbinding te maken met een vergaderruimte (zelfs als er videoconferentietechnologie aanwezig is). De beeld- en geluidskwaliteit is vaak slecht, wat een groot probleem is in de zakenwereld. Voor bedrijven met strenge kwaliteitseisen kunnen deze limieten belemmerend werken. Het verlies van kostbare minuten kan voor sommige Skype-gebruikers een reden zijn om niet te bellen.

De audiokwaliteit voor meerdere gebruikers tijdens een conferentie is relatief slecht. Om dit gebrek te compenseren, is vaak geavanceerde audioapparatuur nodig. Deze apparatuur moet vervolgens door de gebruikers worden aangeschaft. In het geval van een video conference met meerdere personen is het daarom noodzakelijk om ervoor te zorgen dat iedereen over functionele apparatuur beschikt, anders bestaat het risico dat er verschillen ontstaan in de beeld- en geluidsweergave.

Houd er ook rekening mee dat Skype een oplossing onveilige videoconferentieservice is. Toch wordt er in de zakenwereld tijdens vergaderingen vaak vertrouwelijke informatie uitgewisseld. Gebruikers moeten dit element ook in gedachten houden.

Voordat u Skype voor uw werk gaat gebruiken, is het daarom nuttig en noodzakelijk om uzelf deze 4 essentiële vragen te stellen:

• Is het veiligheidsaspect voor u erg belangrijk of fundamenteel?

• Is audio- en visuele kwaliteit noodzakelijk voor de uitwisseling?

• Heb je tijd om de software (en eventuele bugs) te beheren?

• Heeft u een verbinding nodig binnen een vergaderruimte?

Als u op al deze vragen 'ja' hebt geantwoord, dan is Skype niet geschikt voor de manier waarop u het dagelijks wilt gebruiken. Een efficiëntere video conference systeem is dan ook in het bijzonder aan te raden om te profiteren van een rendering die aan uw verwachtingen voldoet.

Skype biedt daarom een aanvullende oplossing aan, met soms een wat amateuristisch resultaat. Daarom wordt Skype eerder geassocieerd met persoonlijk gebruik, bijvoorbeeld om te communiceren met vrienden of familie. Mensen die in het buitenland reizen of studeren, maken inderdaad veel gebruik van Skype. Gelukkig bestaan er andere oplossingen om effectieve interacties in een professionele omgeving te garanderen.

De voordelen van Zoom voor bedrijven

Zoom is vooral populair voor het organiseren van vergaderingen tussen een gastheer/vrouw en een groep tot 100 personen. Het is vooral bedoeld voor freelancers en professionals die fan zijn van telewerken in het algemeen. Zoom trekt steeds meer gebruikers aan en wel om verschillende fundamentele redenen. Zoom is inderdaad een platform dat wij waarderen vanwege zijn karakter:

Ergonomisch
Zeker
Goed georganiseerd
Goedkoop

Zoom is het favoriete hulpmiddel om de externe en interne communicatie van een bedrijf te vergemakkelijken. Met Zoom kan een bedrijf eenvoudig een virtuele vergaderruimte opzetten. Het onderscheidt zich ook van zijn concurrenten door zijn vele unieke eigenschappen.

Zoom-specifieke functies

Zoom is een communicatieplatform waarmee u gelijktijdig kunt communiceren met uw partners, leveranciers, medewerkers en eventueel klanten. Het is speciaal ontworpen voor conferentieruimtes en biedt veel voordelen voor deelnemers, zoals we hieronder zullen zien.

De aanwezigheid van de Cloud

Met Zoom kunt u een video conference maken met een hoge definitie kwaliteit qua geluid en beeld. Alle deelnemers verschijnen op uw scherm in de vorm van een galerij. Het is echter wel mogelijk om een specifieke spreker in de volledige schermweergave weer te geven. Houd er rekening mee dat vergaderingen in video conference ook in de cloud worden gehouden. Deze functie zorgt voor een flexibelere en stabielere ervaring, zelfs als de internetverbinding slecht is.

Het veiligheidsaspect

Zoom-software beschikt over een groot aantal IT-beveiligingsprotocollen (SSL, AES, HTTPS, enz.). Dit aspect is bijvoorbeeld een groot voordeel bij vertrouwelijke gesprekken. Deze beveiliging garandeert dus de vertrouwelijkheid van de uitwisselingen en de bescherming van de gegevens en documenten die aan andere gebruikers worden doorgegeven.

Gemakkelijke interacties

Eén van de voordelen van Zoom is dat elke spreker aanwezig kan zijn. Eigenlijk kan elke deelnemer het toetsenbord overnemen en suggesties doen. Dankzij deze functie kunt u gemakkelijker samenwerken en werken alsof alle professionals zich in dezelfde ruimte bevinden. Zoom beschikt ook over een whiteboard waarmee u details over uw ideeën en projecten kunt delen. Alleen een beheerder kan de uitwisselingsstroom beheren en de vergadering zo soepel mogelijk laten verlopen.

De keuze van het formaat

Houd er rekening mee dat videoconferenties een optie zijn voor het houden van een vergadering op afstand. Het is inderdaad heel goed mogelijk om je te beperken tot een videogesprek als de context dat vereist.
Zoom is een functionele en ergonomische software, speciaal bedoeld voor bedrijven. Het gebruik ervan op het werk heeft verschillende voordelen. Zoom maakt het daarom gemakkelijker om virtuele vergaderingen te organiseren.

Het biedt ook de mogelijkheid om, indien nodig, bijna 500 belanghebbenden bijeen te brengen. Dit kan vooral handig zijn als u van plan bent om e-learningcursussen of live tutorials aan een groot aantal mensen te verkopen. Iedereen kan vervolgens vragen stellen aan de trainer, waardoor de inhoud heel levendig wordt. Zoom is daarom specifiek afgestemd op het maken van webinars of online trainingen.

Bovendien is het mogelijk om de vergadering later te bekijken door mijn oplossing Zoom te verbinden met een Cloud. Hierdoor kunnen wij een auditief verslag van de uitwisselingen bijhouden. Het is ook mogelijk om de opname van de vergadering met andere mensen te delen. Deze functie wordt ook gebruikt door online trainers en coaches om hun werk te verspreiden en hun aanbod te ontwikkelen.

Tot slot bevat de Zoom-software een aantal nieuwe functies, zoals bijvoorbeeld het genereren van inkomsten of ondertiteling. Met dit laatste element kunnen we een doelgroep bereiken die mogelijk gehoorproblemen heeft.

Zoom: Wat zijn de beperkingen aan het gebruik ervan?

Zoom is een oplossing van video conference die al een aantal jaar booming is. Verschillende bedrijven melden dat ze deze software regelmatig gebruiken. Zoom kan dan ook bogen op solide referenties bij onder andere Sanofi, Deezer en Havas als klanten.

Het kan echter voorkomen dat Zoom in de gratis versie enkele beperkingen heeft of dat de mogelijkheden zeer beperkt zijn (het aantal deelnemers is namelijk beperkt tot 100). De software biedt verschillende pakketten aan (tot € 19 per maand) waarmee u de software kunt aanpassen aan de specifieke behoeften van uw bedrijf.

Google Meet: wat is het?

Vrijwel iedereen is bekend met de zoekmachine Google. Dit bedrijf biedt een breed scala aan producten, waaronder hulpmiddelen voor communicatie op afstand. Google Meet is daarom een oplossing of video conference speciaal aangepast voor bedrijven. Met deze software kunt u via videogesprekken altijd en overal in realtime met uw collega's communiceren. Google Meet is een voortzetting van de Hangout-app, die speciaal voor individuen is ontworpen. Deze professionele service biedt een high-definition videoconferentiesysteem voor alle deelnemers. In tegenstelling tot eerdere oplossingen is voor Google Meet geen platformlidmaatschap vereist.

Om deel te nemen aan de vergadering, gaat u eenvoudigweg naar de Meet-homepage en voert u een vergadercode in. video conference is dan voor iedereen toegankelijk, zonder dat u een account hoeft aan te maken of geschikte plug-ins hoeft te downloaden. Geef de link eenvoudigweg door aan andere deelnemers, zodat zij direct aan de vergadering kunnen deelnemen. Een video conference kan ook worden geïntegreerd via een uitnodigingsmail of agenda-evenement. Het is echter noodzakelijk om goed te controleren wie de link heeft en wie niet, omdat sommige vergaderingen alleen toegankelijk zijn voor bepaalde werknemers van een bedrijf.

Wat zijn de beperkingen van Meet?

Meet is een effectieve oplossing van video conference, maar relatief niet innovatief. Vergeleken met zijn voorganger, Hangout, kunnen met Google Meet meer deelnemers deelnemen aan de vergadering op afstand. Een video conference met Google Meet heeft echter een limiet van maximaal 30 personen. Deze limiet is 10 personen voor de oplossing Hangout voor individuen.

Ook de weergave is beperkt, aangezien alleen de spreker op het scherm wordt weergegeven. De overige aanwezige leden zijn dus niet per se zichtbaar. Bovendien kunnen andere beperkingen ervoor zorgen dat gebruikers voor concurrerende oplossingen kiezen. Google Meet is inderdaad een platform zonder grote functionaliteit. Het is dus nog steeds niet mogelijk om een video conference te programmeren, te bellen of te chatten. Google Meet is daarom ook geschikt voor minder ambitieus gebruik.

Lifesize is een oplossing van video conference voor professionals. De software onderscheidt zich door een unieke samenwerkingservaring, met wereldwijde implementatie. Lifesize biedt high-definition video, onder omstandigheden die vergelijkbaar zijn met een echte vergaderruimte. Deelnemers hebben dan het gevoel dat ze dicht bij elkaar staan.

De meerwaarde van Lifesize schuilt vooral in het uiterst professionele karakter van de verschillende apparatuur. Het is inderdaad een betaalde oplossing die prioriteit geeft aan comfort, expertise en de kwaliteit van interprofessionele uitwisselingen.

De video conference-wolk is een oplossing die vooral in de volgende verschillende gevallen gewaardeerd wordt:

Als u verbinding wilt maken met andere sites dan die van het bedrijf.
Als u telewerken binnen uw team waardeert.
Als u op zoek bent naar een manier om snel en gemakkelijk te communiceren.
Een oplossing cloud is speciaal ontworpen voor bedrijven met een beperkt budget. Er zijn geen onderhoudskosten of menselijke tussenkomst nodig om de software te beheren. Lifesize is een systeem dat snel kan worden opgezet en voor iedere gebruiker toegankelijk is. Het beschikt over een ergonomische interface, vergelijkbaar met oplossingen voor persoonlijk gebruik. De interface blijft echter overzichtelijk en overzichtelijk, waardoor u de app relatief snel kunt gebruiken.

Bovendien biedt de oplossing-cloud een volkomen veilig en betrouwbaar systeem. Het is dus een geavanceerd hulpmiddel, ideaal om persoonlijke uitwisselingen te garanderen zonder het risico op lekken of computerhacking. Dit is belangrijk om te overwegen in sectoren waar gegevens vertrouwelijk kunnen zijn.

Lifesize onderscheidt zich zowel in audio conference als in videoconferenties. De ingenieurs van Lifesize wilden namelijk graag de prestaties van oplossing op beide vlakken evenaren. Wanneer u voor Lifesize voor uw bedrijf kiest, kiest u voor een oplossing die een professionele uitstraling uitstraalt naar al uw medewerkers.