De 2025-gids voor video conference

Omdat video conference een integraal onderdeel is van het leven van een bedrijf, vereist de keuze van uw apparatuur speciale aandacht. Tegenwoordig moeten de meeste vergaderruimtes in bedrijven zo zijn uitgerust dat ze onder goede omstandigheden online vergaderingen kunnen houden. Ontdek al onze tips voor de beste uitrusting van uw vergaderruimte, zodat deze operationeel is voor video conference.

1. Modernisering van video conference-apparatuur

video conference is geëvolueerd van zware, speciale apparatuur naar geïntegreerde oplossingen die toegankelijk zijn op mobiele apparaten via cloudservices. Tegenwoordig is het essentieel om platforms als Microsoft Teams, Zoom of Cisco Webex te overwegen, die oplossingen bieden die zijn afgestemd op individueel gebruik of vergaderruimtes.

De cloud vereenvoudigt het beheer van de infrastructuur, maar vereist wel zorgvuldige aandacht voor hardware (camera's, microfoons, touchscreens) en softwarecompatibiliteit om een soepele en betrouwbare ervaring te garanderen.

Tip: Centraliseer het apparatuurbeheer met tools die zijn gecertificeerd door de gekozen samenwerkingsplatforms. Controleer of randapparatuur (zoals AV-bars of webcams) compatibel zijn met uw behoeften en cloudinfrastructuur. De keuze van de apparatuur moet immers aan specifieke criteria voldoen, zoals het aantal deelnemers dat in de ruimte aanwezig is, de digitale omgeving die in het bedrijf wordt gebruikt of zelfs de indeling van de ruimte.

2. Typologie van vergaderruimtes

Vergaderruimten kunnen in twee categorieën worden ingedeeld:

BYOD (Bring Your Own Device) kamers: De laptop, die via USB of draadloos is aangesloten op audio-/videoapparatuur, vormt het hart van BYOD-ruimtes. Deze ruimtes zijn ideaal voor flexibele indelingen zoals die van fabrikant Maxhub . Vergaderingen worden gestart vanaf een hostcomputer , ze zijn compatibel met alle samenwerkingsplatforms.

Zelfvoorzienende kamers: Uitgerust met geïntegreerde systemen (video conference balken, interactieve touchscreens) of modulair (camera , microfoons en luidsprekers) zijn ontworpen voor geavanceerde en intelligente samenwerking. Deze oplossingen bieden vaak ergonomische interfaces via bedieningstabletten en vereisen geen gebruik van een hostlaptop. Dankzij een kamerlicentie Ze zorgen voor een meeslepende ervaring, omdat gebruikers met één klik aan hun vergaderingen kunnen deelnemen, zonder dat ze hun persoonlijke laptop op de apparatuur hoeven aan te sluiten.

Tip: Voor BYOD-ruimtes raden we aan om te kiezen voor een USB-C-dock om de verbinding te vergemakkelijken. Op deze manier kunnen gebruikers, door alleen een USB-C-kabel op hun computer aan te sluiten, hun scherm dupliceren, verbinding maken met video conference-apparatuur en profiteren van elektrisch opladen en verbinding met het bekabelde netwerk. De tijdsbesparing is aanzienlijk en de ervaring wordt verbeterd dankzij de stabiliteit van het bekabelde netwerk .

Voor afzonderlijke ruimtes investeert u in een oplossing die hardware en software combineert, wat de efficiëntie maximaliseert. Het is belangrijk om speciale aandacht te besteden aan de compatibiliteit tussen de apparatuur en de kamerlicentie. OfficeEasy heeft, in samenwerking met haar vertrouwde partners, video conference-sets ontworpen om uw keuze gemakkelijker te maken.

3. Interoperabiliteit en compatibiliteit tussen platforms

Interoperabiliteit tussen verschillende video conference-platformen blijft een uitdaging. Opties zoals gastmodi maken externe verbindingen eenvoudiger, maar sommige geavanceerde functies zijn mogelijk beperkt. Met multi-site interconnectieservices (zoals die op basis van het H.323-protocol) kunnen afzonderlijke platformen aan elkaar worden gekoppeld, maar het gebruik ervan kan het beheer ervan ingewikkeld maken.

Tip: Centraliseer uw communicatie rond een centraal platform om efficiënter te werken, terwijl u flexibele opties voor ad-hocverbindingen behoudt.

Soms moet u een vergadering op een ander platform houden dan het platform dat in de afzonderlijke ruimte is geïnstalleerd. Denk na over software-interoperabiliteit of plan voor extra uitrusting Hiermee kunt u uw computer ad hoc aansluiten op audiovisuele randapparatuur. Zoom biedt bijvoorbeeld software-interoperabiliteit met Google en Teams: wanneer u wordt uitgenodigd voor een vergadering op een van deze twee platforms, kunt u dankzij de interoperabiliteit deelnemen via de bedieningstablet, zonder dat u extra apparatuur hoeft toe te voegen. De tweede oplossing is het toevoegen van een product waarmee gebruikers eenvoudig kunnen schakelen tussen de stand-alone ruimte en de BYOD-ruimte. Test de 'gast'-modi voordat u conferenties met uw klanten of leveranciers houdt, om een soepele compatibiliteit met externe partners te garanderen.

4. Interactieve samenwerkingshulpmiddelen

Om vergaderruimtes energieker te maken adviseren wij u om te kiezen voor interactieve samenwerkingshulpmiddelen. Interactieve touchscreens en digitale whiteboards verrijken vergaderingen met mogelijkheden voor realtime tekenen, aantekeningen maken en delen.

Deze hulpmiddelen maken, wanneer ze een camera, microfoons en luidsprekers integreren, effectieve hybride samenwerking mogelijk tussen lokale en externe deelnemers.

Tip: Integreer deze hulpmiddelen in ruimtes waar samengewerkt kan worden voor activiteiten waarbij brainstormen of live-aantekeningen nodig zijn. Als de vergaderruimte ook bestemd is voor video conference, kies dan voor een interactief whiteboard met geïntegreerde video conference randapparatuur. Zo krijgt u een alles-in-één oplossing die geschikt is voor elke vergadering. Om de interactiviteit tijdens face-to-face vergaderingen te vergroten of conferenties te houden met kwaliteitsapparatuur, is de Smart Board van video conference de ideale oplossing voor professionals die op zoek zijn naar complete, eenvoudig te installeren en aantrekkelijke apparatuur.

5. Beheer van unified communications-software

Unified Communications (UC)-software omvat instant messaging, video conference en het delen van bestanden. Oplossingen zoals Microsoft Teams, Slack of Google Meet integreren deze functies en bieden uitbreidingsopties via API om aan specifieke behoeften te voldoen.

Tip: Kies een CU-platform dat naadloos integreert met uw bestaande beheertools (CRM, ERP, enz.). Test interfaces en functies om een soepele gebruikerservaring te garanderen.

6. Optimalisatie van ergonomie en gebruikerservaring

De eenvoud van gebruik is een sleutelfactor voor de acceptatie van video conference-tools. Intuïtieve interfaces , snelle toegang tot belangrijke functies (scherm delen, microfoon activeren) en compatibiliteit met meerdere terminals zijn essentiële elementen. Om de investering rendabel te maken, moet de apparatuur van video conference intuïtief en voor iedereen toegankelijk zijn. Anders mag de apparatuur niet worden gebruikt.

Tip: Maak uw teams bewust van het gebruik van tools door middel van passende trainingen . Snelle handleidingen bieden die u in de kamer hebt en configureer vooraf ingestelde gebruikersprofielen om hun ervaring te vereenvoudigen.

Wij adviseren u ook om accessoires te kiezen waarmee u de apparatuur gemakkelijker op afstand kunt bedienen. Een bedieningstablet, een afstandsbediening of een centraal product met bedieningsknoppen op de interface zijn allemaal oplossingen die intuïtief beheer met één druk op de knop mogelijk maken.